+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчет

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчет

При выдаче денег подотчет необходимо руководствоваться Указанием Банка России от Пунктом 6. Получить письменное заявление работника о выдаче ему денег на нужды предприятия в произвольной форме с обязательным указанием:. Материалы по теме Что может выявить аудит расчетов с подотчетными лицами Важно! Так как с июня года выдача денег подотчет возможна при наличии непогашенной подотчетником задолженности по ранее полученной сумме на аналогичные цели, инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, а именно с подавшим заявление на выдачу ему суммы, не нужна. Традиционно подотчет выдаются наличные, но наиболее удобный на сегодняшний день способ — перечисление денег на банковскую карту.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Ошибки, допущенные при расчетах с подотчетными лицами, могут иметь для компании серьезные налоговые последствия.

Подотчет. Рецепт покупки через сотрудника

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчет хотя бы раз имело место практически в каждой организации, поскольку иногда возникает срочная необходимость в покупке какого-либо товара для нужд компании, а времени на получение аванса нет. В этой статье мы расскажем об особенностях таких операций, их оформлении и сравним их с теми, когда в подотчет деньги выдавались.

Согласно п. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа приказа, распоряжения руководителя компании или ИП.

В заявлении или распорядительном документе должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств. Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом. Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции.

Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально. Начнем с того, что в организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств.

В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. Такими документами могут быть:. Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами п.

Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации.

Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника. Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг.

Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее. Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды.

Письмо Минфина РФ от Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах.

Так, в п. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение. Ситуация, когда работник приобретает те или иные товары для организации за свои деньги, а потом просит эти деньги возместить, встречается повсеместно и постоянно.

Особенно к подобным операциям склонны руководители, отказать которым в возмещении, учитывая подчиненное положение бухгалтера, довольно сложно. Более того, мы бы рекомендовали вообще избегать подобных ситуаций, так как даже при грамотном оформлении о котором мы расскажем ниже они либо все равно остаются в зоне риска, либо влекут дополнительную налоговую нагрузку на организацию о чем мы тоже скажем ниже.

Поэтому мы рекомендуем бухгалтеру проявить инициативу и выйти на руководителя организации с предложением создать регламент покупки работниками товаров в интересах компании. В этом регламенте надо четко указать, что товары в интересах организации могут приобретаться двумя способами.

Второй: сотрудникам выдается доверенность на совершение покупок от имени организации и за счет организации. Во всех иных случаях средства, потраченные сотрудниками на благо организации, не возмещаются.

Этот регламент, естественно, нужно утвердить приказом по организации и довести под подпись до каждого сотрудника. Ведь добиться прилежного исполнения регламента зачастую очень сложно, особенно от высокопоставленных и ключевых сотрудников.

Первый вариант — заключить с сотрудником договора купли-продажи. То есть выкупить у него те товаров, которые он приобрел за свой счет для организации. Этот вариант в налоговом плане абсолютно безрисковый, однако влечет увеличение налоговой нагрузки. Дело в том, что по этому договору организация не сможет принять к вычету НДС, так как продавцом выступает обычное физическое лицо, а оно плательщиком НДС не является.

Сами понимаете, что счет-фактура, даже если таковой был выдан в магазине, тут никак не поможет. При этом в адрес работника нужно будет выплатить сумму, включающую в себя НДС, — ведь именно такую сумму сотрудник заплатил в магазине. Кроме того, нельзя забывать, что выплата по договору купли-продажи образует доход работника.

А значит, возникают вопросы, связанные с НДФЛ — сотрудникам придется самостоятельно отчитываться по этой операции в инспекции пп. Избежать проблем с налогами позволяет второй способ оформления таких взаимоотношений.

А именно — признание их договором поручения. Если мы внимательно присмотримся к сути отношений, возникающих между работником и организацией а именно на суть отношений требует смотреть Гражданский кодекс — п. Ведь в подобных ситуациях работник приобретает товары, изначально рассчитывая, что сам ими пользоваться не будет, а передаст организации.

Да и организация, возмещая работнику истраченные им деньги, подразумевает вовсе не покупку товара, а компенсацию расходов. Из этого следует, что в рассматриваемой ситуации юридически не совсем корректно будет говорить о том, что работник покупает вещь для дальнейшей перепродажи организации, и некорректно в дальнейшем заключать договор купли-продажи между сотрудником и организацией. Волеизъявление обеих сторон не направлено на куплю-продажу. А значит, такого договора просто не может быть в силу прямого указания на это в пункте 3 статьи Гражданского кодекса.

Тем не менее, отрицать, что между работником и организацией в данном случае сложились какие-то отношения, не охватываемые Трудовым кодексом, тоже нельзя. Возникает логичный вопрос: если не купля-продажа, то что? И ответ на этот вопрос достаточно простой — действия сотрудника, который уже в момент покупки знает, что имущество предназначается не ему, а организации, и расходы на покупку в конечном итоге тоже несет не он, а организация, в точности соответствуют действиям поверенного по договору поручения.

Напомним, что по договору поручения ст. Права и обязанности по сделке, совершенной поверенным, возникают непосредственно у доверителя. Что же конкретно дает организации признание рассматриваемой операции поручением? Во-первых, частично снимается вопрос с увеличением налогового бремени.

Ведь по ГК РФ право собственности на приобретенные товары возникает не у работников, а сразу у организации. Это значит, что продавцом выступает уже не работник, как в предыдущем варианте, а другая организация или ИП. Соответственно есть возможность в дальнейшем получить у них счет-фактуру и поставить НДС к вычету.

Но, как и у любой медали, есть здесь и обратная сторона. Речь идет о рисках. И главный риск здесь — отсутствие письменного договора. Да, Гражданский кодекс допускает заключение договоров в устной форме ст. И хотя нарушение этого правила не делает договор недействительным а лишь лишает стороны права при возникновении судебного спора ссылаться на свидетельские показания — ст. Снизить этот риск можно путем оформления различных письменных документов, сопровождающих сделку и подтверждающих, что работник действовал в интересах организации.

Такими документами могут быть служебные или объяснительные записки, отчеты работников о произведенных покупках, и т. При этом в таких приказах лучше прямо указывать, что отношения с работниками являются поручением, и, указывая бухгалтерии на необходимость произвести выплату, делать ссылки на соответствующие статьи ГК РФ и четко называть эту выплату компенсацией расходов поверенного.

Но все же еще раз оговоримся: лучше таких ситуаций избегать и заранее выдать сотрудникам соответствующие доверенности. Очень часто хозяйствующие субъекты осуществляют часть своих расходов, связанных с их деятельностью, через представителей — работников, которым в подотчет выплачиваются денежные средства. Выдача этих денег строго регламентирована Порядком ведения операций по кассе, и проверяется соответствующими компетентными органами. Подотчетные суммы — это деньги, выдаваемые работникам предприятия для осуществления определенных расходов.

Подотчетные лица устанавливаются в компании либо на основании приказа, либо прописываются в учетной политике. Ими могут быть как работники организации, так и подрядчики, с которыми она заключила гражданские договоры.

При этом в данных нормативных актах желательно также отразить виды расходов, на которые могут выдаваться средства и на какой срок. Выплаты денежных средств работнику осуществляются на основании такого документа, как заявление о выдаче денег под отчет, в котором он обязательно должен указать для чего нужны эти средства. Подтверждением осуществления расходов является авансовый отчет, составленный работником. При чем основания в нем должны совпадать с целями, указанными в заявлении на выплату подотчетных сумм.

Законодательство определяет основные направления расходования денег, выплаченных в подотчет. На что могут быть выданы деньги в подотчет:. Нельзя выдавать деньги на приобретение основных средств, а также для осуществления в крупных размерах расчетов между предприятиями и предпринимателями свыше установленного лимита в размере рублей. Подотчетные деньги выплачиваются сотруднику несколькими способами. Выдать деньги под отчет можно через кассу хозяйствующего субъекта. В этом случае применяется расходный кассовый ордер.

При выдаче наличными любой работник, независимо от занимаемой должности, должен составить заявление установленного образца с указанием целей выдачи и срока. Если оно будет отсутствовать, то при проверке может быть наложен штраф в 50 тысяч рублей. Написанный документ визирует своей подписью руководитель фирмы. Кроме этого, в заявлении должно присутствовать пустое поле для бухгалтера, в котором он обязан сделать пометку — если или нет у данного работника задолженность по ранее полученным суммам.

Запрещено выдавать сотруднику подотчет, если он еще не отличался по предыдущему разу! В противном случае контролирующие органы также могут выписать за это штраф до 50 тысяч рублей.

Помимо выдачи наличными, допускается перечислить деньги подотчет на карту или расчетный счет работника. Для этого ему надо оформить заявление с соответствующей просьбой и приложить к нему платежные реквизиты. Если такого документа не будет, то при проверке налоговый орган может посчитать, что было произведено перечисление дохода и удержать с этой суммы НДФЛ.

Расчеты с подотчетными лицами: процедуры, документы, проводки

При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Если перерасход обоснован, то организация должна его возместить ст. Обоснованный перерасход Перерасход можно считать обоснованным, если выполнены такие условия: сотрудник израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет ; сотрудник предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода например, кассовые чеки. Если одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать. Работник что-то купил для компании и заплатил свои деньги. Такая ситуация знакома многим бухгалтерам.

Заявление о возмещении потраченных на нужды компании личных средств

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчет хотя бы раз имело место практически в каждой организации, поскольку иногда возникает срочная необходимость в покупке какого-либо товара для нужд компании, а времени на получение аванса нет. В этой статье мы расскажем об особенностях таких операций, их оформлении и сравним их с теми, когда в подотчет деньги выдавались. Согласно п. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа приказа, распоряжения руководителя компании или ИП. В заявлении или распорядительном документе должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков. Ограничения по возмещению расходов сотрудникам. Согласно п. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера , который составляется при наличии заявления от подотчетника , одобренного руководителем или на основании распорядительного документа приказа, распоряжения руководителя компании или ИП. В заявлении или распорядительном документе должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств. Авансовый отчет , в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в году. По Приказу Минфина от

Работодатель, поручая работнику выполнить производственно-хозяйственное задание например, приобрести товары для предприятия , обычно выдает денежные средства под отчет. Подотчетное лицо имеет право продлить срок использования выданных под отчет средств, если наличность одновременно выдана как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных хозяйственных вопросов. Срок использования такой наличности продолжается до завершения срока командировки.

Разбираемся с новыми правилами для подотчета

C заявлением на возмещение денежных средств, которые были потрачены на нужды организации, как правило, обращаются подотчетные лица, израсходовавшие больше денег, чем им было выдано. Ведь от непредвиденных трат никто не застрахован. Если расходы действительно были необходимы и подотчетник представил подтверждающие их документы, то организация должна будет выплатить ему возмещение. Образец заявления о возмещении денежных средств приведен ниже.

Генеральный директор предоставил чек от февраля, возмещение планируется сейчас. Имеет ли право ООО возместить ему расходы согласно авансовому отчету задним числом? В законодательстве нет запретов на использование сотрудником личных средств для оплаты покупок, в которых нуждается организация.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Командировки, покупка товаров, оплата работ и услуг через подотчетное лицо — это абсолютно обычная практика для предприятий. Поручить сотруднику что-либо сделать, получить или оплатить — это быстро и, чаще всего, дешевле. Но опыт аудиторских и налоговых проверок показывает, что именно в этой сфере чаще всего обнаруживаются нарушения. Какие же документы для авансового отчета нужно приложить подотчетному лицу, чтобы его траты были обоснованными? Какие документы дают право бухгалтеру включить потрачены подотчетным лицом средства в расходы?

Как избежать ошибок в расчетах с подотчетными лицами

Но хоть платят, а теперь вообще не. Явное лоббирование интересов крупного бизнеса. Начали с РРО и с таким подходом закончат полной смертью всего малого бизнеса в Украине.

Посмотрим, как долго после этого они продержатся у власти. Нитокрис, это вообще не либертариснство, а социализм в худшем его проявлении Люди, давайте писать ему в фейсбук.

Мне сотрудник его приносит, делает авансовый отчет и на документа для возмещения понесенных сотрудником расходов, за Положения N П выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные.

Возмещение расходов сотруднику проводки

Она расцарапала спину себе и утверждает что я это сделала. Есть акт и будет суд. Что меня ждет -статья или штраф.

Налогообложение и возмещение средств, израсходованных на хознужды

Консультация юриста бесплатно онлайн - это новый шаг в борьбе с несправедливостью и проступками против граждан. При этом не имеет значения, имеются ли у клиента некоторые проблемы с авто или же ему необходима помощь военного юриста, в большой сети можно найти специалиста, который работает с узкой тематикой или в конкретной сфере правоотношений.

Как сообщает издание "Актуальные новости", первой причиной является желание одного из супругов компенсировать недостаток эмоциональной поддержки, которую вторая половинка не хо.

По свои каналам специалисты The Drive выяснили, что на выполнение госконтракта военному ведомству.

Легко можно найти и законы и подзаконные акты и правоприменительную практику. Снизить риск можно, если переводить деньги через банк.

Мы готовы оказать письменную консультацию, либо проконсультировать Вас устно. Последнее, проходит в формате обычного разговора или беседы. Клиент будет чувствовать себя спокойно и комфортно, общение будет происходить в непринужденной обстановке, что позволит ему рассказать о ситуации наиболее правдиво и полно.

Управление Министерства юстиции России по Волгоградской области400001, ул- ца Калинина, д.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет расчетов с подотчетными лицами в 1С
Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Юлий

    Раньше я думал иначе, спасибо за помощь в этом вопросе.

  2. swerotsi

    Я считаю, что Вы не правы. Могу отстоять свою позицию. Пишите мне в PM, пообщаемся.